Ах, облака, не для бизнеса эти лошадки…
Скорый поезд XXI-го компьютеризированного веканикак не доберется до станции «документооборот». В то время как дажесамые распоследние юзеры из числа обычных пользователей научилисьпользоваться облачными технологиями для хранения нужных файлов, бизнеспо-прежнему тонет в бумажном море. И в качестве спасательного кругавынужден пользоваться архивами. Не цифровыми, а самыми что ни на естьбанальными: из стекла и бетона. Остановка первая: инвестиционная Само собой, такой способ хранения документовтребует вложений, причем немалых. А вот некоторые организациина собственный архив тратиться не хотят и потому предпочитаютпользоваться услугами так называемых коммерческих архивов, которыеобещают не только хранить документы, но и обеспечивать к ним оперативный доступ. Кстати, совсем недавно одна из крупныхмеждународных компаний решила инвестировать в строительство частногоархива в Нижнем Новгороде аж 10 миллионов долларов. — Правильно организованный документооборот — это ключ к успеху всего бизнеса, — считает генеральный директор ЗалинаКанаметова. — Если компания обращается к нам, мы полностью избавляем ееот бумажной мороки. Поэтому в строительство нового хранилища инвестируем с уверенностью. Да и в будущее смотрим с оптимизмом: уже сейчас у насболее трех тысяч клиентов по всей стране, от Калининградадо Петропавловска-Камчатского. Уверена, что это не предел. К настоящемумоменту в распоряжении компании уже более 50 архивных хранилищ,расположенных в разных городах России. Остановка вторая: коммерческая тайна Проблему хранения документов каждое учреждение решает по-своему. Например, некоторые создают собственные архивы: так, дескать, надежнее. Именно надежностьи безопасность информации являются определяющими критериями дляруководителя одной из крупных нижегородских строительных фирм.«Я за любой вид хранения документов, если он способен обеспечитьсохранность коммерческой тайны, — говорит он. — Мне кажется, это вполнепонятно. Мы же не хотим, например, чтобы сведения о нашей личной жизникто-то использовал для спекуляции, шантажа и прочих неприятных вещей.Что касается способа хранения, могу сказать, что на нашем предприятиипредпочтение отдается электронным носителям: всем понятно, что надо идти в ногу со временем, а будущее все-таки за высокими технологиями. А вотхорошо это или плохо — уже другой вопрос». Кстати, документацией на предприятиизанимается специальный отдел, сотрудники которого постоянно советуютсяс директором, какую новинку стоит внедрить. В общем, все сопутствующиевопросы решаются внутри компании: там уже и вся нужная инфраструктурасоздана, и специально обученные люди имеются. Остановка третья: бумаги — вечны! Напомним, что хранением документациикоммерческих предприятий занимается еще и государственный архив.Например, Государственный архив специальной документации Нижегородскойобласти имеет дело с научно-технической (проектной, конструкторской,научно-исследовательской, технологической), патентной, строительной,инвентаризационной, приватизационной, управленческой документацией.Сейчас учреждение работает с 95 организациями — в течение последнихнескольких лет их количество не менялось, а тенденции к росту покане наблюдается. Все они предоставляют информацию исключительнов бумажном виде: методики передачи в электронном пока нет. — Главная задача сегодня — разработатьстандарты, которые позволят делать все в одном ключе, — говоритзаместитель директора архива Светлана Мохова. — Сейчас они как разнаходятся в стадии разработки — этот процесс займет очень много времени. А вообще, нам кажется, что документ в бумажном виде будет существоватьвсегда: ведь техника постоянно совершенствуется, а замена оборудования,как и носителей, требует времени и денег.ДосьеНаименования типовых управленческих архивных документов, появляющихся у организациив процессе работы, а также сроки, в течение которых их необходимохранить, прописаны в Приложении к приказу Министерства культуры РФ,называющемся «Перечень типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органовместного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».Перечень включает в себя 12 разделов, в каждом из которых идет речьоб отдельном виде документов.Мнение Дмитрий Копылов, заместитель директора ГУ «Нижегородский инновационный бизнес-инкубатор»: — Действительно, сейчас большинство документов хранится в бумажном виде, и виной тому, как мне кажется, две причины: простая привычка (мы думаем, что, если документможно не только увидеть, но еще и потрогать, это надежнее) и дороговизна инфраструктуры. Ведь для покупки специального оборудования и обучениясотрудников нужно потратить много средств и времени. Тем не менее в настоящее время наблюдается постепенный процесс перехода на электронные носители. Например, уже сейчас наш бизнес-инкубаторполучает документы из налоговой инспекции в электронном виде. Этотенденция стала прослеживаться года четыре назад, а пройдет еще лет 5 – 10, и мы, скорее всего, полностью откажемся от хранения документов в печатном виде. Этот факт неизбежен.
