С недавнего времени наша страна столкнулась с новыми явлениями жизни, такими, как локдаун, карантин, работа из дома, которые не обошли стороной и группу компаний «АВТОБАН». При этом специфика нашей отрасли такова, что работу останавливать недопустимо ни на минуту. Данная ситуация в 2020 году послужила хорошим сигналом к оптимизации наших внутренних процессов и цифровой трансформации компании в области документооборота.
«Бизнес требует перевести наш документооборот в электронный вид с прозрачным цифровым следом», — с такой задачей в управление информационных технологий обратился руководитель аппарата генерального директора (АГД) Михаил Донченко, и не просто обратился, а с фактической дорожной картой поэтапной трансформации процессов документооборота:
- Служебные записки (далее СЗ);
- Регламенты;
- Приказы и Распоряжения.
После ознакомления с приложенным к инициативе пакетом сопроводительной документации было принято управленческое решение о формировании рабочей группы в составе руководителя АГД Михаила Донченко, секретаря-референта АГД Юлии Канту, главного специалиста АГД Ланы Дубатовой, начальника отдела информационных систем управления ИТ Максима Тюляева и аналитика 1С Михаила Галузина. В ходе совместной работы и кропотливого изучения процессов компании было сформировано решение разбить проект на несколько этапов.
После фактической программной разработки Михаил Галузин приступил к скрупулёзному тестированию полученного решения с применением поведенческой модели конечных пользователей, выявляя при этом узкие места в бизнес-процессах. Параллельно Михаилом Донченко был регламентирован сам бизнес-процесс по ведению служебных записок и разработаны пользовательские инструкции.
Сформирован центр компетенций на уровне АГД и приемных каждого подразделения компании, который позволил более качественно и мягко внедрить изменения. Обучение секретарей всех подразделений внедряемым изменениям и составление инструкции с фокусом на удобство пользователя — хорошая практика, которую реализовал Михаил Донченко, данный подход подготовил бизнес к изменениям и позволил одним днём запустить этап проекта в эксплуатацию.
О положительных моментах после внедрения рассказали Михаил Донченко и Михаил Галузин:
- Главным достигнутым преимуществом является увеличение скорости обработки информации. Служебные записки согласовываются в параллельном режиме. Утверждение СЗ руководителем происходит быстрее, т.к. руководители работают в 1С с планшетов и мобильных устройств.
- Достигнут 100% результат применения технологии неквалифицированной электронно-цифровой подписи (ЭЦП): больше нет необходимости бегать по кабинетам для получения согласований и подписания СЗ. При этом данный шаг помогает бороться с распространением COVID-19, поскольку все действия выполняются дистанционно.
- Пользователь всегда знает, на каком этапе находится его СЗ, для этого не нужно обзванивать и искать его в стопках, среди других документов. Документы не теряются.
- Мы перевели большинство ключевых сервисов в систему электронного документооборота (ЭДО), что создает синергетический эффект в скорости бизнес-процессов.
Для закрепления описанных практик в текущем году запланированы мероприятия по сверке процессов документооборота в подразделениях компании.
Достигнутые результаты этапа определили дальнейший курс на автоматизацию процессов в компании. В части документооборота нам предстоит «упаковка» оставшихся типов документов, таких как Приказы и Распоряжения, в электронный вид, когда они будут создаваться и согласовываться полностью в системе ЭДО и подписываться с помощью ЭЦП без необходимости переноса их на бумажный носитель.
Команда проекта благодарит всех сотрудников, которые помогают в ходе его реализации, сообщают о моментах, требующих внимания, предлагают решения – так, например, представители СУ-920, СУ-910 и СУ-925 активно помогали и продолжают поддерживать нововведения. Отдельная благодарность начальнику управления экономической безопасности ОАО «ХМДС» Крючкову А. Г. и директору по экономике и финансам СУ-920 Сорокиной Е. Н. за своевременную и крайне полезную информацию. Вместе мы можем существенно усовершенствовать нашу компанию!