Принцип «время — деньги» актуален не только в обычной жизни, но и в бизнесе. Компании, которые хотят развиваться, вынуждены экономить не только денежные средства. Время сотрудников также является ценным ресурсом, который нельзя бесцельно тратить. От того, насколько эффективно оно расходуется, зависит успех бизнеса в целом.
Одним из самых простых решений, позволяющих юрлицам экономить время и деньги, являются карты ГСМ. Они подходят для организаций любых размеров, использующих автотранспорт. В данной статье мы разберемся, за счет чего компания, применяющая такие карты, может оптимизировать свою деятельность.
Оптимизация бухгалтерии
При оплате топлива наличными бухгалтеры тратят много времени для проверки и учета транзакций. Каждый чек, предоставленный водителем, нужно вручную проверить и внести расход в учетную программу. Кроме того, подготовка закрывающих документов — тоже весьма длительный процесс. Если эти операции доверены штатным сотрудникам, они будут перегружаться и допускать ошибки. При передаче таких работ на аутсорсинг компания будет тратить дополнительные средства.
При переходе на безналичный способ оплаты проблема решается сама собой. Транзакции переводятся в электронную форму, а данные о них автоматически заносятся в личный кабинет. Благодаря этому отпадает необходимость проверять чеки с АЗС. Более того, многие процессинговые компании бесплатно предоставляют пакеты закрывающих первичных учетных документов. Полученные накладные и счета-фактуры не нуждаются в дополнительных корректировках, их можно сразу отражать в бухгалтерском учете.
Компенсация налогов
НДС составляет 20 % от стоимости любого топлива. Этот налог автоматически уплачивается при покупке бензина и дизеля. Но компании, использующие горючее в коммерческих целях, могут оформить его возврат. Для этого необходимо передать в налоговую инспекцию декларацию, составленную на основании данных бухгалтерского учета, куда входят товарные накладные, акты об оказании услуг и другие первичные учетные документы.
Теоретически подготовить пакет для компенсации НДС можно собственными силами. Но такая операция отнимает большое количество времени у штатных сотрудников. Чтобы избежать этого, можно оформить топливную карту. Как уже говорилось выше, процессинговые компании готовят документы самостоятельно и передают их клиентам по завершении отчетного периода.
Предотвращение краж
По подсчетам экспертов, до 10 % средств, выделяемых на покупку топлива, оседают на руках работников. Одни водители просто сливают горючее, другие — заправляют некачественный бензин по скидке. Если ваша компания тратит слишком много средств на ГСМ, стоит задуматься, как получить топливную карту. Внедрение такого решения позволит решить проблему с хищениями.
Сам факт перехода к безналичным средствам оплаты отпугнет многих работников, занимающихся махинациями. Мысль о том, что руководству станет известно о противозаконных действиях, предупреждает кражи. Впрочем, если водитель все же решит заработать за счет компании, его легко будет вычислить по отклонению от стандартного расхода. После этого начальство может заблокировать карту и поставить вопрос об увольнении недобросовестного работника.
Сокращение простоев и расходов на ремонт
Компании тратят значительные суммы на обслуживание транспортных средств. И расходы дополнительно возрастают, если заправляться некачественным топливом. Проверить все АЗС даже в одном городе невозможно. Поэтому при использовании наличных организации придется регулярно тратиться на ремонт топливных систем. Пока автомобили будут находиться на обслуживании, они не смогут приносить прибыль.
Оформление топливной карты позволяет предотвратить покупку некачественного горючего. С помощью таких платежных средств не удастся приобрести бензин на внесетевой АЗС, которая не следит за состоянием резервуаров и фильтров в колонках. Процессинговые компании сотрудничают только с проверенными заправками, продающими качественное заводское топливо.
Разумеется, оформление топливных карт не является единственным способом экономии времени и денег. Но это решение, в отличие от многих других, не требует больших вложений. Начать пользоваться картами можно практически бесплатно, а на их выпуск уйдет меньше недели. Именно поэтому организациям, желающим оптимизировать свои траты, стоит начать именно с перехода на безналичные платежи.
Реклама. ООО «МАСТЕРС». masterscard.ru